个人档案的外观通常是一个牛皮纸档案袋或长方形的正规档案盒，外壳上会印制有“干部人事档案”等字样和档案号。档案袋或盒子里一般包含以下内容：

个人信息：

包括出生时间、工作时间、入党时间、学历、工作经历等基本信息。

学习经历：

包括各时期的履历表、成绩单、毕业生登记表、入党志愿书等学习相关材料。

工作材料：

包括任职任命文件、职称评聘文件、工作表现总结、奖惩记录等。

其他材料：

如受表彰或处分的资料、其他可供参考的材料等。

个人档案一般保存在人才交流中心、当地档案中心或所在单位档案室里，对于个人的工作、学习和退休手续办理具有重要意义。